Datenschutzerklärung

1Verantwortlicher

Rollenverteilung: Für die Verarbeitung im Rahmen des Bots und des Dashboards sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Serveradministratoren, die den Bot auf ihrem Discord-Server einsetzen, entscheiden eigenverantwortlich über die Konfiguration (z. B. welche Kanäle, Rollen und Mitglieder betroffen sind) und sind für die Information ihrer Mitglieder verantwortlich.

2Welche Daten wir verarbeiten

2.1Discord-Bot

Beim Einsatz des Bots auf einem Server verarbeiten wir die folgenden Daten. Welche Module aktiv sind, entscheidet die Serverleitung; Daten eines Moduls entstehen nur, wenn es eingeschaltet ist.

• Server-Daten: Server-ID, Servername und -icon, Mitgliederzahl, ID des Server-Besitzers, Kanal- und Rollen-IDs, die in der Konfiguration verwendet werden.
• Nutzer-Daten: Discord-Nutzer-IDs der Mitglieder, die mit dem Bot interagieren oder in einem Modul erfasst werden. Anzeigenamen, Nutzernamen und Avatare von Mitgliedern speichern wir nicht, sondern rufen sie bei Bedarf von Discord ab. Gespeichert wird der Name nur bei Personen, die im Dashboard Änderungen vornehmen (im Änderungsprotokoll), einen Beta-Zugang beantragen oder sich über das Bewerbungsmodul bewerben.
• Stempel-System: Zeitpunkte des Ein- und Ausstempelns, Dauer, Status (z. B. automatisch beendet), Erinnerungen sowie Korrekturen durch Manager inklusive Begründung.
• Abwesenheiten: Zeitraum, der von dir eingegebene Grund (Freitext), Status, prüfende Person. Bitte gib im Grund keine sensiblen Angaben (z. B. Gesundheitsdaten) an, die du nicht mit Manager*innen und – je nach Konfiguration – allen Mitgliedern teilen möchtest.
• Aufstellungen: Termine, erwartete Mitglieder und deren Rückmeldung (anwesend, abwesend, verspätet).
• Sanktionen: betroffenes Mitglied, Art der Sanktion, Grund (Freitext), erteilende Person, Laufzeit und Status.
• Bewerbungen: Anzeigename beim Einreichen, deine Antworten auf den Fragebogen der Serverleitung (Freitext), Status, entscheidende Person und deren Anmerkung. Steht das Panel auf einem anderen Server, speichern wir zusätzlich, über welchen Server du dich beworben hast. Die Antworten sieht nur die Serverleitung, bei der du dich bewirbst. Bitte gib keine Angaben an, die über das hinausgehen, was der Fragebogen verlangt.
• Dienstgrade: Verlauf der Rangänderungen (von, zu, Begründung, ändernde Person, Zeitpunkt). Den aktuellen Rang liest der Bot aus deinen Rollen.
• Ausbildungen: Anmeldungen zu Terminen sowie Nachweise bestandener Ausbildungen mit Datum, Gültigkeit, abnehmender Person und Anmerkung.
• Dienstplan: Eintragungen in Schichten und – wenn das Stempel-System aktiv ist – ob du während der Schicht eingestempelt warst.
• Lager: Artikel und Bestände sowie jede Buchung mit buchender Person, Menge und Grund (Freitext).
• Kasse: Einnahmen und Ausgaben mit buchender Person, Betrag und Grund (Freitext); bei Auszahlungen die Anteile je Mitglied, berechnet aus der Dienstzeit.
• Leitstelle: Einsätze mit den eingegebenen Angaben (Titel, Ort, Beschreibung, meldende Person als Freitext), Einheiten mit ihren Mitgliedern und Status sowie ein Einsatztagebuch, wer wann was getan hat.
• Abstimmungen: Frage und Antworten, wer die Abstimmung gestartet oder beendet hat und je abstimmendem Mitglied die gewählten Antworten. Bei anonymen Abstimmungen speichern wir die Stimme ebenfalls mit Nutzer-ID – nur so lässt sie sich ändern und doppeltes Abstimmen verhindern –, zeigen aber niemandem, wer was gewählt hat, auch nicht der Serverleitung.
• Teamlisten: Zuordnung von Mitgliedern zu Rollen, wie sie auf dem Server ohnehin sichtbar ist.
• Willkommen: Beim Beitritt und Verlassen eines Mitglieds sendet der Bot die eingestellte Nachricht und vergibt Rollen; dabei wird nichts über das Mitglied gespeichert.
• Einsatz-Streifenchat: Je Einsatz Titel, die optionale erste Notiz, wer ihn wann eröffnet und geschlossen hat und welche Rollen gerufen wurden. Die Nachrichten im Thread liest und speichert der Bot nicht – sie bleiben in Discord.
• Protokolle: Änderungen an Einstellungen und administrative Aktionen (wer hat wann was geändert) sowie technische Logs zur Fehlerdiagnose (ohne Nachrichteninhalte). Außerdem zählen wir, wie oft der Bot in welcher Discord-Sprache bedient wird – nur als Summe je Sprache und Zeitraum, ohne Bezug zu einzelnen Personen.

2.2Nachrichteninhalte

In zwei Fällen liest der Bot Nachrichten, die Mitglieder in einen Kanal schreiben – und zwar nur in Kanälen, die die Serverleitung dafür ausdrücklich eingerichtet hat:

• Buchen im Protokollkanal (Lager, Kasse): Eine Nachricht wie „+ 5000 Drogenverkauf“ wird als Buchung ausgewertet. Gespeichert wird die Buchung (Betrag bzw. Menge und Grund), nicht die Nachricht selbst.
• Streifenchat: Nachrichten aus einem verbundenen Kanal werden mit Anzeigename, Avatar und Anhängen an die verbundenen Kanäle anderer Server weitergegeben (siehe 4.4). Den Inhalt speichern wir nicht. Damit Bearbeiten und Löschen auch drüben ankommen, merken wir uns 7 Tage lang, welche weitergegebene Nachricht zu welcher ursprünglichen gehört – nur die Nachrichten-IDs.

Alle anderen Nachrichten auf dem Server wertet der Bot nicht aus.

2.3Web-Dashboard (Login mit Discord)

Die Anmeldung erfolgt über Discord (OAuth2). Dabei erhalten wir deine Discord-ID, deinen Nutzernamen, deine E-Mail-Adresse, deinen Avatar sowie die Liste deiner Server mit deinen Berechtigungen, um zu prüfen, welche Server du verwalten darfst. Wir speichern hierfür ein Sitzungs-Cookie sowie die von Discord ausgegebenen Zugriffstoken. Bei der ersten Anmeldung stimmst du den Nutzungsbedingungen zu; Zeitpunkt und Stand der Bedingungen speichern wir als Nachweis.

2.4Kostenpflichtige Leistungen

Bei Abonnements und Prepaid-Käufen (Einmalzahlung) über unsere Website verarbeiten wir Bestell- und Vertragsdaten (gebuchte Leistung, Preis, Laufzeit, Rechnungen, Status) sowie die dir von Stripe zugewiesene Kunden-ID. Zu jedem Prepaid-Kauf speichern wir außerdem den Server, deine Discord-ID, Laufzeit, gezahlten Betrag, die Kennungen von Stripe-Sitzung und Zahlung sowie eine etwaige Erstattung – damit jede Zahlung genau einmal gutgeschrieben und eine Erstattung wieder abgezogen wird. Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer, IBAN) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir haben darauf keinen Zugriff. Zur Rechnungsstellung benötigen wir ggf. Name, Anschrift und – bei Unternehmen – die Umsatzsteuer-ID.

Bei Käufen im Discord App Store wickelt Discord die Zahlung ab. Wir erhalten von Discord nur die Berechtigung: für welchen Server welches Produkt von wann bis wann gilt, sowie die ID des kaufenden Kontos.

Projekt-Pakete: Bucht jemand ein Projekt-Paket, speichern wir den Projektnamen, die Discord-ID der buchenden Person (sie verwaltet das Paket), den Beitritts-Code sowie Abo- und Kunden-ID bei Stripe. Für jeden angehängten Server speichern wir, wer ihn angehängt hat.

Rabatte: Wird ein Rabattcode oder eine Aktion eingelöst, speichern wir mit der bezahlten Buchung, welcher Rabatt genutzt wurde, die Discord-ID der buchenden Person, den Server bzw. das Projekt, Listenpreis und Ersparnis sowie die Kennung der Stripe-Sitzung. So prüfen wir Grenzen wie „einmal je Konto“ und werten aus, wie oft ein Rabatt genutzt wird.

Kostenloser Test und Geschenk-Codes: Startet jemand den kostenlosen Premium-Test, speichern wir den Server, die Discord-ID der Person, die ihn gestartet hat, sowie Beginn und Ende des Tests. So stellen wir sicher, dass jeder Server und jedes Konto nur einmal testen kann. Beim Einlösen eines Geschenk-Codes speichern wir Code, Server, Discord-ID der einlösenden Person und die gutgeschriebenen Tage – damit ein Code je Server nur einmal wirkt.

Kündigungen: Kündigst du über „Verträge hier kündigen“ oder im Dashboard, speichern wir den Vertrag, Art und gewünschten Zeitpunkt der Kündigung, einen etwaigen Grund, deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und – falls angemeldet oder angegeben – deine Discord-ID sowie Zeitpunkt des Eingangs und Bestätigungsnummer. Damit führen wir die Kündigung aus und bestätigen sie dir in Textform per E-Mail, wie es § 312k BGB verlangt. Die E-Mail verschicken wir über unseren E-Mail-Server.

Angebot nach Vertragsende: Ist ein gekündigtes Premium-Abo ausgelaufen, schicken wir dir an die bei der Buchung bzw. Kündigung angegebene E-Mail-Adresse einmalig ein Angebot zur erneuten Buchung mit einem Rabattcode (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Dem kannst du jederzeit widersprechen – eine kurze Nachricht an [email protected] genügt, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Premium Plus (eigener Bot): Richtet ein Server einen eigenen Bot ein, speichern wir den Bot-Token seiner Discord-Anwendung verschlüsselt (AES-256), dazu die Kennungen der Anwendung und des Bot-Kontos, dessen Namen und Profilbild sowie die Discord-ID der Person, die ihn eingerichtet hat. Den Token nutzen wir nur, um den Dienst für diesen Server unter der Anwendung zu betreiben; er erscheint weder im Dashboard noch in Protokollen. Der eigene Bot verarbeitet auf dem Server dieselben Daten wie 5Bot (Ziffern 2.1 und 2.2).

2.5Server-Logs

Beim Aufruf des Dashboards werden technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem in Server-Logs verarbeitet. Diese Daten dienen der Sicherheit und Fehleranalyse und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

2.6Nachrichten an Server-Inhaber

Fügt jemand den Bot zu einem Server hinzu, schicken wir dem Inhaber des Servers einmalig eine Direktnachricht mit Hinweisen zur Einrichtung. Ist nach drei Tagen noch kein Modul eingerichtet, folgt einmalig eine Erinnerung. Erhält ein Server eine Belohnung aus dem Werbeprogramm (2.7), informieren wir den Inhaber ebenfalls per Direktnachricht. Gespeichert wird dafür nur, wann die Nachrichten verschickt wurden. Weitere Werbenachrichten senden wir nicht. Direktnachrichten von Bots lassen sich in den Privatsphäre-Einstellungen von Discord abschalten.

2.7Werbeprogramm

Lädt jemand 5Bot über den Werbe-Link eines Servers ein oder trägt dessen Code ein, speichern wir, welcher Server welchen geworben hat, auf welchem Weg und mit welchem Status (z. B. in Prüfung oder belohnt). Ob die Bedingungen für die Belohnung erfüllt sind, prüfen wir anhand von Daten, die ohnehin vorliegen (Beitrittsdatum, aktive Module, Mitgliederzahl). Personenbezogene Daten speichern wir dafür nicht – das Programm läuft auf Ebene der Server.

2.8Vorschläge

Auf der Seite „Vorschläge“ kannst du nach der Anmeldung mit Discord Ideen einreichen, für Vorschläge stimmen und Beiträge schreiben. Wir speichern dazu deine Discord-ID, den Text, den Bereich und den Zeitpunkt, bei Stimmen nur, wer für welchen Vorschlag gestimmt hat. Vorschläge und Beiträge sind öffentlich lesbar, auch ohne Anmeldung – zusammen mit deinem Discord-Anzeigenamen und Avatar, die wir beim Anzeigen bei Discord abfragen und nicht dauerhaft speichern. Wer abgestimmt hat, zeigen wir nicht, nur die Zahl der Stimmen. Um Spam zu begrenzen, zählen wir kurzzeitig, wie viele Vorschläge und Beiträge du schreibst.

3Zwecke und Rechtsgrundlagen

4Empfänger und Drittanbieter

4.1Discord

Der Bot läuft auf der Plattform von Discord Inc., 444 De Haro Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA. Alle Interaktionen und die vom Bot gesendeten Nachrichten werden über Discord übermittelt; Discord verarbeitet dabei Daten nach eigener Datenschutzerklärung. Discord Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

4.2Hosting

Bot, Dashboard und Datenbank werden bei 24fire GmbH, Kronenstraße 4, 68723 Schwetzingen (Deutschland) betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4.3Stripe (Zahlungen)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe verarbeitet deine Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher; dabei kann eine Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA erfolgen (Absicherung über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.

Buchst du im Dashboard oder änderst dein Zahlungsmittel, laden wir dafür das Skript Stripe.js direkt von Stripe. Das Bezahlformular läuft in einem Rahmen von Stripe; deine Eingaben gehen unmittelbar an Stripe und erreichen uns nicht. Stripe.js erhebt dabei zur Betrugsvorbeugung Geräte- und Nutzungsdaten und kann dafür technisch notwendige Cookies setzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Das Skript wird nur auf diesen Seiten und erst beim Öffnen des Formulars geladen.

4.4Andere Discord-Server (Streifenchat)

Richtet die Serverleitung einen Streifenchat ein, erscheinen Nachrichten aus dem verbundenen Kanal – mit Anzeigename, Avatar und Anhängen – auch in den verbundenen Kanälen der anderen Server dieses Netzes und sind dort für deren Mitglieder sichtbar. Welche Server verbunden sind, bestimmen die Serverleitungen; im Kanal wird jeder Beitritt und jedes Verlassen angezeigt, und mit/streifenchat sieht jedes Mitglied, mit welchen Servern der Kanal verbunden ist.

4.5Sentry (Fehlerüberwachung)

Damit wir Fehler in Bot und Dashboard schnell bemerken und beheben, melden wir unerwartete Fehler an Sentry, einen Dienst der Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Die Daten werden in der EU (Frankfurt am Main) gespeichert. Übermittelt werden die Fehlermeldung, der Ablauf im Programmcode (Stacktrace), die betroffene Seite bzw. Funktion, bei Bot-Fehlern die Server-ID sowie bei Fehlern im Browser Browser- und Betriebssystemtyp. Discord-IDs, Namen, Eingaben, Cookies und Request-Inhalte senden wir bewusst nicht mit. Die Meldungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Mit Sentry besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; für einen etwaigen Zugriff aus den USA gelten das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Sentry.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5Speicherdauer

• Serverkonfiguration und Moduldaten: solange der Bot auf dem Server ist. Verlässt der Bot den Server, werden die Daten nach 30 Tagen gelöscht (Frist zur Wiederherstellung bei versehentlichem Entfernen). Ausgenommen sind Kaufnachweise (siehe unten) und Anträge auf Beta-Zugang.
• Stempelzeiten und Abwesenheiten: solange der Server sie benötigt; Serveradministratoren können einzelne Einträge jederzeit im Dashboard löschen. Sanktionen und Buchungen bleiben als Verlauf des Servers erhalten (Buchungen werden storniert, nicht gelöscht); auf Anfrage löschen wir einzelne Einträge. Bewerbungen kann die Serverleitung im Dashboard jederzeit einzeln löschen; Rangverlauf, Ausbildungsnachweise und Schichten bleiben als Verlauf des Servers erhalten, bis der Bot den Server verlässt oder wir sie auf Anfrage löschen.
• Zuordnung weitergegebener Streifenchat-Nachrichten: 7 Tage.
• Dashboard-Konto und Sitzung: Sitzungen enden nach 7 Tagen Inaktivität; das Konto löschen wir auf Anfrage.
• Projekt-Pakete und Rabatt-Einlösungen: für die Dauer des Vertrags; danach im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, soweit es um die Abrechnung geht. Auf Antrag löschen wir die Zuordnung zu deinem Konto, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Eigener Bot (Premium Plus): bis er im Dashboard entfernt wird oder die Daten des Servers gelöscht werden; Token und Kennungen löschen wir dann sofort.
• Kostenloser Test: 24 Monate nach Ende des Tests, danach löschen wir den Eintrag automatisch.
• Geschenk-Codes: solange der Code besteht; mit dem Code löschen wir auch alle Einlösungen.
• Werbeprogramm: bis die Daten der beteiligten Server gelöscht werden.
• Vorschläge: solange sie auf der Seite stehen. Eigene Beiträge kannst du jederzeit selbst löschen. Bei einem Löschantrag entfernen wir deine Beiträge und Stimmen; eingereichte Vorschläge bleiben ohne Bezug zu dir stehen, weil andere darüber abgestimmt und diskutiert haben. Die Zähler gegen Spam verfallen nach einer Stunde bzw. einem Tag.
• Fehlermeldungen (Sentry): 30 Tage.
• Audit-Logs: 12 Monate.
• Rechnungs- und Vertragsdaten: gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre).
• Kündigungen: bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist (drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Kündigung einging) als Nachweis.

6Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein und speichern einige Einstellungen lokal in deinem Browser. Es findet kein Tracking statt; Werbe-, Analyse- oder Reichweitenmessdienste binden wir nicht ein. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Aus demselben Grund zeigen wir einen Hinweis und keine Einwilligungsabfrage.

In der Produktivumgebung tragen die Cookies zusätzlich die Präfixe __Secure- bzw. __Host-. Die Einträge im Local Storage verlassen deinen Browser nicht und werden von uns nicht ausgelesen. Du kannst sie jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen; die Anmeldung geht dabei verloren, die übrigen Funktionen bleiben nutzbar.

7Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus. Sie werden beim Erstellen der Website eingebunden, nicht zur Laufzeit nachgeladen. Beim Aufruf der Seite entsteht dadurch keine Verbindung zu Google oder einem anderen Schriftanbieter, und es wird keine IP-Adresse dorthin übertragen.

8Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine E-Mail an [email protected] – bitte nenne deine Discord-ID, damit wir dich zuordnen können. Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts.

9Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen – unter anderem verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen, Rollen- und Berechtigungskonzepte im Dashboard sowie regelmäßige Sicherungen.

10Minderjährige

Der Dienst richtet sich an Nutzer, die das für Discord geltende Mindestalter erreicht haben. Kostenpflichtige Leistungen dürfen nur Volljährige oder Minderjährige mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten erwerben.

11Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter https://5bot.de/privacy.