Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Rollenverteilung: Für die Verarbeitung im Rahmen des Bots und des Dashboards sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Serveradministratoren, die den Bot auf ihrem Discord-Server einsetzen, entscheiden eigenverantwortlich über die Konfiguration (z. B. welche Kanäle, Rollen und Mitglieder betroffen sind) und sind für die Information ihrer Mitglieder verantwortlich.

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Discord-Bot

Beim Einsatz des Bots auf einem Server verarbeiten wir die folgenden Daten. Welche Module aktiv sind, entscheidet die Serverleitung; Daten eines Moduls entstehen nur, wenn es eingeschaltet ist.

• Server-Daten: Server-ID, Servername und -icon, Mitgliederzahl, ID des Server-Besitzers, Kanal- und Rollen-IDs, die in der Konfiguration verwendet werden.
• Nutzer-Daten: Discord-Nutzer-IDs der Mitglieder, die mit dem Bot interagieren oder in einem Modul erfasst werden. Anzeigenamen, Nutzernamen und Avatare von Mitgliedern speichern wir nicht, sondern rufen sie bei Bedarf von Discord ab. Gespeichert wird der Name nur bei Personen, die im Dashboard Änderungen vornehmen (im Änderungsprotokoll), einen Beta-Zugang beantragen oder sich über das Bewerbungsmodul bewerben.
• Stempel-System: Zeitpunkte des Ein- und Ausstempelns, Dauer, Status (z. B. automatisch beendet), Erinnerungen sowie Korrekturen durch Manager inklusive Begründung.
• Abwesenheiten: Zeitraum, der von dir eingegebene Grund (Freitext), Status, prüfende Person. Bitte gib im Grund keine sensiblen Angaben (z. B. Gesundheitsdaten) an, die du nicht mit Manager*innen und – je nach Konfiguration – allen Mitgliedern teilen möchtest.
• Aufstellungen: Termine, erwartete Mitglieder und deren Rückmeldung (anwesend, abwesend, verspätet).
• Sanktionen: betroffenes Mitglied, Art der Sanktion, Grund (Freitext), erteilende Person, Laufzeit und Status.
• Bewerbungen: Anzeigename beim Einreichen, deine Antworten auf den Fragebogen der Serverleitung (Freitext), Status, entscheidende Person und deren Anmerkung. Steht das Panel auf einem anderen Server, speichern wir zusätzlich, über welchen Server du dich beworben hast. Die Antworten sieht nur die Serverleitung, bei der du dich bewirbst. Bitte gib keine Angaben an, die über das hinausgehen, was der Fragebogen verlangt.
• Dienstgrade: Verlauf der Rangänderungen (von, zu, Begründung, ändernde Person, Zeitpunkt). Den aktuellen Rang liest der Bot aus deinen Rollen.
• Ausbildungen: Anmeldungen zu Terminen sowie Nachweise bestandener Ausbildungen mit Datum, Gültigkeit, abnehmender Person und Anmerkung.
• Dienstplan: Eintragungen in Schichten und – wenn das Stempel-System aktiv ist – ob du während der Schicht eingestempelt warst.
• Lager: Artikel und Bestände sowie jede Buchung mit buchender Person, Menge und Grund (Freitext).
• Kasse: Einnahmen und Ausgaben mit buchender Person, Betrag und Grund (Freitext); bei Auszahlungen die Anteile je Mitglied, berechnet aus der Dienstzeit.
• Leitstelle: Einsätze mit den eingegebenen Angaben (Titel, Ort, Beschreibung, meldende Person als Freitext), Einheiten mit ihren Mitgliedern und Status sowie ein Einsatztagebuch, wer wann was getan hat.
• Teamlisten: Zuordnung von Mitgliedern zu Rollen, wie sie auf dem Server ohnehin sichtbar ist.
• Willkommen: Beim Beitritt und Verlassen eines Mitglieds sendet der Bot die eingestellte Nachricht und vergibt Rollen; dabei wird nichts über das Mitglied gespeichert.
• Protokolle: Änderungen an Einstellungen und administrative Aktionen (wer hat wann was geändert) sowie technische Logs zur Fehlerdiagnose (ohne Nachrichteninhalte).

2.2 Nachrichteninhalte

In zwei Fällen liest der Bot Nachrichten, die Mitglieder in einen Kanal schreiben – und zwar nur in Kanälen, die die Serverleitung dafür ausdrücklich eingerichtet hat:

• Buchen im Protokollkanal (Lager, Kasse): Eine Nachricht wie „+ 5000 Drogenverkauf“ wird als Buchung ausgewertet. Gespeichert wird die Buchung (Betrag bzw. Menge und Grund), nicht die Nachricht selbst.
• Streifenchat: Nachrichten aus einem verbundenen Kanal werden mit Anzeigename, Avatar und Anhängen an die verbundenen Kanäle anderer Server weitergegeben (siehe 4.4). Den Inhalt speichern wir nicht. Damit Bearbeiten und Löschen auch drüben ankommen, merken wir uns 7 Tage lang, welche weitergegebene Nachricht zu welcher ursprünglichen gehört – nur die Nachrichten-IDs.

Alle anderen Nachrichten auf dem Server wertet der Bot nicht aus.

2.3 Web-Dashboard (Login mit Discord)

Die Anmeldung erfolgt über Discord (OAuth2). Dabei erhalten wir deine Discord-ID, deinen Nutzernamen, deine E-Mail-Adresse, deinen Avatar sowie die Liste deiner Server mit deinen Berechtigungen, um zu prüfen, welche Server du verwalten darfst. Wir speichern hierfür ein Sitzungs-Cookie sowie die von Discord ausgegebenen Zugriffstoken.

2.4 Kostenpflichtige Leistungen

Bei Abonnements über unsere Website verarbeiten wir Bestell- und Vertragsdaten (gebuchte Leistung, Preis, Laufzeit, Rechnungen, Status) sowie die dir von Stripe zugewiesene Kunden-ID. Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer, IBAN) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir haben darauf keinen Zugriff. Zur Rechnungsstellung benötigen wir ggf. Name, Anschrift und – bei Unternehmen – die Umsatzsteuer-ID.

Bei Käufen im Discord App Store wickelt Discord die Zahlung ab. Wir erhalten von Discord nur die Berechtigung: für welchen Server welches Produkt von wann bis wann gilt, sowie die ID des kaufenden Kontos.

2.5 Server-Logs

Beim Aufruf des Dashboards werden technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem in Server-Logs verarbeitet. Diese Daten dienen der Sicherheit und Fehleranalyse und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

4. Empfänger und Drittanbieter

4.1 Discord

Der Bot läuft auf der Plattform von Discord Inc., 444 De Haro Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA. Alle Interaktionen und die vom Bot gesendeten Nachrichten werden über Discord übermittelt; Discord verarbeitet dabei Daten nach eigener Datenschutzerklärung. Discord Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

4.2 Hosting

Bot, Dashboard und Datenbank werden bei 24fire GmbH, Kronenstraße 4, 68723 Schwetzingen (Deutschland) betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4.3 Stripe (Zahlungen)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe verarbeitet deine Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher; dabei kann eine Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA erfolgen (Absicherung über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.

4.4 Andere Discord-Server (Streifenchat)

Richtet die Serverleitung einen Streifenchat ein, erscheinen Nachrichten aus dem verbundenen Kanal – mit Anzeigename, Avatar und Anhängen – auch in den verbundenen Kanälen der anderen Server dieses Netzes und sind dort für deren Mitglieder sichtbar. Welche Server verbunden sind, bestimmen die Serverleitungen; im Kanal wird jeder Beitritt und jedes Verlassen angezeigt, und mit/streifenchat sieht jedes Mitglied, mit welchen Servern der Kanal verbunden ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Speicherdauer

• Serverkonfiguration und Moduldaten: solange der Bot auf dem Server ist. Verlässt der Bot den Server, werden die Daten nach 30 Tagen gelöscht (Frist zur Wiederherstellung bei versehentlichem Entfernen). Ausgenommen sind Kaufnachweise (siehe unten) und Anträge auf Beta-Zugang.
• Stempelzeiten und Abwesenheiten: solange der Server sie benötigt; Serveradministratoren können einzelne Einträge jederzeit im Dashboard löschen. Sanktionen und Buchungen bleiben als Verlauf des Servers erhalten (Buchungen werden storniert, nicht gelöscht); auf Anfrage löschen wir einzelne Einträge. Bewerbungen kann die Serverleitung im Dashboard jederzeit einzeln löschen; Rangverlauf, Ausbildungsnachweise und Schichten bleiben als Verlauf des Servers erhalten, bis der Bot den Server verlässt oder wir sie auf Anfrage löschen.
• Zuordnung weitergegebener Streifenchat-Nachrichten: 7 Tage.
• Dashboard-Konto und Sitzung: Sitzungen enden nach 7 Tagen Inaktivität; das Konto löschen wir auf Anfrage.
• Audit-Logs: 12 Monate.
• Rechnungs- und Vertragsdaten: gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre).

6. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein und speichern einige Einstellungen lokal in deinem Browser. Es findet kein Tracking statt; Werbe-, Analyse- oder Reichweitenmessdienste binden wir nicht ein. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Aus demselben Grund zeigen wir einen Hinweis und keine Einwilligungsabfrage.

In der Produktivumgebung tragen die Cookies zusätzlich die Präfixe __Secure- bzw. __Host-. Die Einträge im Local Storage verlassen deinen Browser nicht und werden von uns nicht ausgelesen. Du kannst sie jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen; die Anmeldung geht dabei verloren, die übrigen Funktionen bleiben nutzbar.

7. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus. Sie werden beim Erstellen der Website eingebunden, nicht zur Laufzeit nachgeladen. Beim Aufruf der Seite entsteht dadurch keine Verbindung zu Google oder einem anderen Schriftanbieter, und es wird keine IP-Adresse dorthin übertragen.

8. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine E-Mail an [email protected] – bitte nenne deine Discord-ID, damit wir dich zuordnen können. Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen – unter anderem verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen, Rollen- und Berechtigungskonzepte im Dashboard sowie regelmäßige Sicherungen.

10. Minderjährige

Der Dienst richtet sich an Nutzer, die das für Discord geltende Mindestalter erreicht haben. Kostenpflichtige Leistungen dürfen nur Volljährige oder Minderjährige mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten erwerben.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter https://5bot.de/datenschutz.